Các trường hợp VIẾT TẮT trong văn bản hành chính từ 05/3/2020

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư có hiệu lực từ 05/3/2020. Trong đó, việc viết tắt được quy định trong các trường hợp như sau:

1. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND),

2. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

– Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

3. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài

Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,…

4. Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sao văn bản

STT

Tên loại văn bản hành chính

Chữ viết tắt

1.

Nghị quyết (cá biệt)

NQ

2.

Quyết định (cá biệt)

QĐ

3.

Chỉ thi

CT

4.

Quy chế

QC

5.

Quy định

QyĐ

6.

Thông cáo

TC

7.

Thông báo

TB

8.

Hướng dẫn

HD

9.

Chương trình

CTr

10.

Kế hoạch

KH

11.

Phương án

PA

12.

Đề án

ĐA

13.

Dự án

DA

14.

Báo cáo

BC

15.

Biên bản

BB

16.

Tờ trình

TTr

17.

Hợp đồng

HĐ

18.

Công điện

CĐ

19.

Bản ghi nhớ

BGN

20.

Bản thỏa thuận

BTT

21.

Giấy ủy quyền

GUQ

22.

Giấy mời

GM

23.

Giấy giới thiệu

GGT

24.

Giấy nghỉ phép

GNP

25.

Phiếu gửi

PG

26.

Phiếu chuyển

PC

27.

Phiếu báo

PB

Bản sao văn bản

1.

Bản sao y

SY

2.

Bản trích sao

TrS

3.

Bản sao lục

SL

5. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến:

STT

Trường thông tin

Tên (viết tắt tiếng Anh)

1

Mã hồ sơ

FileCode

1.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3

Organld

1.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

1.3

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

2

Số thứ tự văn bản trong hồ sơ

DocOrdinal

3

Tên loại văn bản

TypeName

4

Số của văn bản

CodeNumber

5

Ký hiệu của văn bản

CodeNotation

6

Ngày, tháng, năm văn bản

IssuedDate

7

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

OrganName

8

Trích yếu nội dung

Subject

9

Ngôn ngữ

Language

10

Số trang của văn bản

PageAmount

11

Ghi chú

Description

12

Ngày, tháng, năm đến

ArrivalDate

13

Số đến

ArrivalNumber

14

Chức vụ, họ tên người ký

Signerlníb

14.1

Chức vụ của người ký văn bản

Position

14.2

Họ và tên người ký văn bản

FullName

15

Mức độ khẩn, độ mật

Priority

16

Đơn vị hoặc người nhận

ToPlaces

17

Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản

TraceHeaderList

18

Thời hạn giải quyết

DueDate

6. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ:

STT

Trường thông tin

Tên

(viết tắt tiếng Anh)

1

Mã hồ sơ

FileCode

1.1

Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ

Organld

1.2

Năm hình thành hồ sơ

FileCatalog

1.3

Số và ký hiệu hồ sơ

FileNotation

2

Tiêu đề hồ sơ

Title

3

Thời hạn bảo quản

Maintenance

4

Chế độ sử dụng

Rights

5

Người lập hồ sơ

Creator

6

Ngôn ngữ

Language

7

Thời gian bắt đầu

StartDate

8

Thời gian kết thúc

EndDate

9

Tổng số văn bản trong hồ sơ

DocTotal

10

Tổng số trang của hồ sơ

PageTotal

11

Ghi chú

Description