Top 19 cách dùng bộ lọc trong excel hay nhất bạn nên biết

Khi sử dụng bộ lọc có sẵn trong Excel để lọc các dữ liệu thì người dùng thường xuyên phản ánh về việc bộ lọc lọc sai dữ liệu, lọc dữ liệu bị thiếu, không chính xác. Chính vì vậy nên ở bài viết này, mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu lý do tại sao bộ lọc lại bị sai và cách khắc phục lỗi bộ lọc, không filter được trong Excel nhé!

I. Lỗi bộ lọc trong Excel là lỗi gì? Nguyên nhân gây lỗi

Lỗi bộ lọc trong Excel là 1 lỗi mà có thể khiến bạn lọc dữ liệu bị sai hoặc lọc không hết dữ liệu trong cột dữ liệu của bạn. Điều này có thể ảnh hưởng lớn đến quá trình làm việc hay kết quả của công việc sau này nếu không khắc phục sớm.

Nguyên nhân bộ lọc trong bảng tính Excel của bạn không hoạt động hoặc lọc còn sót dữ liệu có thể là do:

• Dữ liệu bạn mới nhập hoặc thêm vào không nằm trong vùng ô dữ liệu đã chọn để lọc.
• Có các ô trống trong vùng dữ liệu được chọn để tạo bộ lọc.
• Các ô được ghép lại với nhau bằng lệnh Merge & Center.
• Có thể do chức năng Group trong Excel làm cho dữ liệu bị mất đi 1 phần.

II. Cách khắc phục lỗi bộ lọc trong Excel

1. Chọn toàn bộ cột làm vùng tạo bộ lọc

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấn vào chữ cái ở đầu cột để chọn toàn cột > Chọn tab Data > Đến phần Sort & Filter > Chọn Filter để áp dụng bộ lọc cho toàn bộ dữ liệu ở cột đã chọn.

Tạo bộ lọc cho cột đã chọn

Bước 2: Nhấn vào nút mũi tên của bộ lọc > Tất cả dữ liệu của ô đã được hiển thị ở bảng hiện lên.

Kiểm tra dữ liệu trong bộ lọc

Bước 3: Ở cách này thì bộ lọc sẽ bao gồm cả các ô trống (blank) có thể làm cho dữ liệu bạn bị đứt quãng, để loại bỏ các ô này bạn chỉ cần bỏ tích chọn ở ô blank > Nhấn OK như hình bên dưới thôi nhé.

Lọc bỏ các ô trống (blank) trong danh sách

Bước 4: Và đây là kết quả sau khi tạo bộ lọc thành công.

Kết quả sau khi lọc bỏ các ô trống trong danh sách

XEM NGAY bộ phần mềm chính hãng sử dụng thả ga tại Thế Giới Di Động:

2. Xóa các ô trống khỏi cột trong bảng tính

Để xóa các ô trống bạn thực hiện như sau:

Bài viết khác đang được quan tâm: Cách chuyển PDF sang Excel – Thủ Thuật Phần Mềm

Bước 1: Xác định ô trống cần xóa > Nhấn chuột phải vào ô trống đó > Chọn Delete.

Nhấn chuột phải vào ô trống đó > Chọn Delete”>

Xác định ô trống cần xóa > Nhấn chuột phải vào ô trống đó > Chọn Delete

Bước 2: Ở hộp thoại hiện lên > Chọn hướng mà dữ liệu bên dưới hoặc bên trên sẽ thay thế ô trống đó.

Trong đó:

• Shift cells up: Xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa lên phía trên.
• Shift cells left: Xóa và di chuyển các ô ở sau ô bị xóa sang bên trái.

Lựa chọn cách dữ liệu ở phía dưới ô trống sẽ xuất hiện

Bước 3: Các ô trống đã được xóa ra khỏi bộ lọc.

Kết quả sau khi xóa ô trống thành công

3. Ungroup bảng tính (sheet)

2 sheet bị group lại với nhau tạo thành lỗi không thể tạo bộ lọc

Cách ungroup 2 bảng tính như sau: Nhấn chuột phải vào các Sheet được nhóm ở dưới cùng của Excel > Chọn Ungroup sheets.

Cách ungroup 2 bảng tính (sheet)

4. Sử dụng tính năng Unprotect

Trang tính (sheet0 bị Protect

Bài viết khác đang được quan tâm: Hướng dẫn dùng hàm TEXTJOIN để ghép chuỗi văn bản trong Excel

Các bước thực hiện như sau: Đi đến sheet được Protect > Nhấn vào tab Review > Chọn Unprotect Sheet.

Cách Unprotect (bỏ bảo vệ) trang tính

Trường hợp Unprotect cần có mật khẩu

5. Ghép các ô trong bảng tính

Như ví dụ sau đây số 5,4 xuất hiện ở cột C trong khi bộ lọc bạn muốn tạo lại ở cột D.

Ví dụ các ô bị ghép lại với nhau bằng lệnh Merge & Center

Các bước để tìm và bỏ các ô bị ghép lại như sau:

Bước 1: Nhấn phím tắt Ctrl + F để mở cửa sổ Find và Replace > Chọn Option > Chọn Format.

Chọn Option > Chọn Format”>

Nhấn phím tắt Ctrl + F để mở cửa sổ Find và Replace > Chọn Option > Chọn Format

Bước 2: Chọn tab Alignment > Đên phần Text Control > Tích chọn Merge Cells > Nhấn OK.

Đên phần Text Control > Tích chọn Merge Cells > Nhấn OK”>

Chọn tab Alignment > Đên phần Text Control > Tích chọn Merge Cells > Nhấn OK

Bước 3: Nhấn Find All > Find & Replace sẽ liệt kê tất cả các tham chiếu ô với các ô được ghép ở phần phía dưới hộp thoại.

Các ô được ghép sẽ xuất hiện ở phần phía dưới hộp thoại”>

Bài viết khác đang được quan tâm: Cách thêm dòng trong Excel siêu nhanh – Fptshop.com.vn

Nhấn Find All > Các ô được ghép sẽ xuất hiện ở phần phía dưới hộp thoại

Bước 4: Bạn chỉ cần click vào các tham chiếu ô mà Find & Replace đã kiệt kê ra > Chọn tab Home > Nhấn vào Unmerge Cells để bỏ ghép ô.

Chọn tab Home > Nhấn vào Unmerge Cells để bỏ ghép ô”>

Chọn ô bị ghép > Chọn tab Home > Nhấn vào Unmerge Cells để bỏ ghép ô

6. Thiết lập lại bộ lọc mới

Bước 1: Chọn tab Data > Nhấn vào Filter trong mục Sort & Filter để bỏ các bộ lọc đã tạo trong bảng tính Excel.

Nhấn vào Filter để bỏ các bộ lọc đã tạo trong bảng tính Excel”>

Chọn tab Data > Nhấn vào Filter để bỏ các bộ lọc đã tạo trong bảng tính Excel

Bước 2: Chọn phạm vi cột chứa đầy đủ dữ liệu bằng cách kéo con trỏ chuột đến hết dữ liệu của 1 cột bạn muốn tạo bộ lọc.

Chọn phạm vi cột chứa đầy đủ dữ liệu

Bước 3: Chọn lại tab Data > Nhấn vào Filter để tạo lại 1 bộ lọc mới cho dữ liệu bạn vừa chọn.

Nhấn vào Filter để tạo lại 1 bộ lọc mới cho dữ liệu vừa chọn”>

Chọn lại tab Data > Nhấn vào Filter để tạo lại 1 bộ lọc mới cho dữ liệu vừa chọn

Bước 4: Kiểm tra lại dữ liệu trong bộ lọc.

Kiểm tra lại dữ liệu trong bộ lọc

Và đó là những cách có thể giúp bạn khắc phục lỗi bộ lọc trong Excel cực đơn giản và hiệu quả. Nếu có thắc mắc về cách làm thì bạn hãy để lại bình luận bên dưới nhé. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

Top 19 cách dùng bộ lọc trong excel tổng hợp bởi Thiết Kế Xinh